Si has publicado o vas a publicar un libro en España, debes saber que el Depósito Legal es una obligación. Pero no te preocupes, el proceso es más sencillo de lo que parece y, lo mejor de todo, es totalmente gratuito. En este artículo, he recopilado todo lo que he investigado sobre el tema y te guiaré paso a paso para que puedas cumplir con este trámite, con un enfoque particular en la Comunidad de Madrid.
¿Qué es el Depósito Legal y para qué sirve?
El Depósito Legal es una medida que obliga a los editores (o a los autores, en el caso de la autopublicación) a entregar ejemplares de sus obras en una oficina de depósito designada.
Su objetivo principal es la conservación del patrimonio bibliográfico nacional. Gracias a este sistema, la memoria cultural de un país se preserva en bibliotecas y archivos, asegurando que obras como la tuya estén disponibles para futuras generaciones de investigadores y lectores.
El Proceso, Paso a Paso (Enfocado en Madrid)
El proceso para solicitar el Depósito Legal se ha modernizado, pero todavía requiere la entrega de documentación y ejemplares físicos.
1. Contacto y Solicitud del Número de Depósito Legal (DL)
Para obtener tu número de DL, debes descargar y rellenar el formulario de solicitud. Si es la primera vez que lo tramitas, la página oficial recomienda contactar con ellos previamente.
- Descarga el formulario:
Solicitud de número de depósito legal.pdf
2. Entrega de Publicaciones (Paso Previsto)
Antes de entregar los ejemplares físicos, debes acceder al portal de la Comunidad de Madrid para generar el documento de entrega y subir el archivo digital de tu publicación. Este es un paso crucial y se realiza antes de llevar tus libros a la oficina.
3. La Entrega de Ejemplares y Documentación
Una vez que tengas el número de DL y tus libros estén impresos, debes entregar las copias físicas en la oficina de depósito legal de la Comunidad de Madrid.
- ¿Cuántos ejemplares? Si tu libro es en papel, debes entregar cuatro copias.
- ¿Qué documentos? Necesitas presentar el formulario de solicitud y el documento de entrega de publicaciones que has generado en el paso anterior.
- Seguimiento del trámite: Puedes consultar el estado de tu solicitud a través de tu Cuenta Digital en la web de la Comunidad de Madrid.
Contacto y Localización de la Oficina de Depósito Legal
La oficina se encuentra ubicada en la Biblioteca Regional de Madrid Joaquín Leguina, con la siguiente información de contacto:
- Dirección: C/ Ramírez de Prado, 3. 28045 Madrid.
- Teléfonos: 91 720 89 11 y 91 720 89 18
- Horario de atención: De 9:00 a 14:00 h, de lunes a viernes.
Beneficios y Consideraciones Clave
Cumplir con el Depósito Legal no solo te permite estar al día con la normativa, sino que también ofrece ventajas:
- Protección y Preservación: Tu obra queda oficialmente registrada y se conserva en las bibliotecas nacionales y regionales.
- Visibilidad: Tu libro estará disponible en los catálogos de bibliotecas importantes, aumentando su accesibilidad y dándole una mayor presencia cultural.
- Validación Oficial: El número de Depósito Legal añade una capa de profesionalidad a tu libro, validando su existencia como obra publicada.
Es importante recordar que el Depósito Legal es un trámite diferente al registro de la Propiedad Intelectual. El Depósito Legal se enfoca en la conservación de la obra, mientras que la Propiedad Intelectual protege tus derechos de autor. Es recomendable hacer ambos.
Preguntas Frecuentes sobre el Depósito Legal
Para que no te quede ninguna duda, aquí tienes respuestas claras a las preguntas más comunes que se hacen los autores sobre este trámite.
¿Quién está obligada a solicitar el Depósito Legal?
Como autora autopublicada con residencia en la Comunidad de Madrid, la responsabilidad recae sobre ti. La ley establece que es el editor (en este caso, tú misma) quien debe solicitarlo y entregar los ejemplares, sin importar dónde se haya impreso el libro.
¿Qué materiales tienen que llevar Depósito Legal y cuántos ejemplares se entregan?
La normativa es muy específica con los tipos de publicaciones y el número de copias que se deben entregar. Aquí tienes una tabla con los más comunes para una autora:
¿Qué pasa con los libros bajo demanda o los ebooks?
Esta es una de las preguntas más importantes. Debes saber que, además de los ejemplares físicos, la ley exige que entregues el archivo digital previo a la impresión de tu libro. Esto se aplica a:
- Libros, folletos y recursos multimedia.
- Partituras, mapas y similares.
- Prensa, revistas, memorias y anuarios.
Este archivo debe subirse de forma segura a los servidores de la Comunidad de Madrid. El tamaño máximo para el archivo (o el conjunto de archivos en un zip) es de 10 GB, y se recomiendan formatos como PDF y TIFF sin protección DRM.
¿Qué publicaciones están excluidas del Depósito Legal?
No todo lo que publicas está sujeto a este trámite. Aquí tienes una lista de las publicaciones más comunes que no necesitan Depósito Legal:
- Calendarios y agendas.
- Catálogos comerciales (excepto los de librerías, editoriales y subastas).
- Tarjetas de visita, invitaciones de boda o de bautizo.
- Hojas publicitarias o comerciales.
- Manuales de instrucciones.
- Crucigramas o pasatiempos.
¿Cuál es el plazo para entregar los ejemplares?
Una vez que te asignen el número de Depósito Legal, tienes tres meses para entregar los ejemplares físicos en la Oficina del Depósito Legal y subir el archivo digital. Si tus libros tienen algún defecto o están incompletos, te darán un mes adicional para corregirlo.
El trámite se considera finalizado solo cuando hayas entregado todos los ejemplares físicos y el archivo digital requerido.
Y si, como yo, te enteraste tarde y te preguntas: ¿puedo hacerlo un año después?
No, en principio no es posible. La normativa establece que el Depósito Legal debe solicitarse antes de la finalización de la producción de un libro y, de hecho, el número asignado debe constar en el ejemplar.
El plazo para la entrega de los ejemplares físicos es de tres meses a partir del día siguiente a la asignación del número de depósito. Por lo tanto, un libro publicado hace un año ya no cumpliría con los plazos establecidos por la ley.
Lamentablemente, si tu libro ya fue publicado y no se solicitó el Depósito Legal en el momento de la impresión, ya no puedes cumplir con ese trámite. La normativa es muy estricta al respecto, y el plazo para la entrega de los ejemplares es de tres meses desde que se asigna el número.
Sin embargo, esto no significa que no puedas proteger y dar a conocer tu obra. El Depósito Legal es una obligación para la preservación, pero hay otros pasos que sí puedes seguir para tu libro, incluso después de su publicación:
- Registro de la Propiedad Intelectual: Este es el trámite más importante para proteger tus derechos como autora. A diferencia del Depósito Legal, el registro se puede realizar en cualquier momento. Si aún no lo has hecho, te recomiendo encarecidamente que registres la obra para tener una prueba legal de tu autoría.
- Aprovecha la promoción: Aunque no tenga el número de DL, puedes seguir promocionando tu libro en tu blog, redes sociales y plataformas de venta. Un buen plan de marketing y una estrategia de contenidos sólida son la clave para que tu libro llegue a los lectores.
- Continúa con el Depósito Legal para futuras obras: Ahora que ya conoces la importancia y los pasos para el Depósito Legal, puedes asegurarte de realizar este trámite correctamente con tu próxima novela. Esto te permitirá cumplir con la ley y contribuir a la conservación del patrimonio bibliográfico desde el primer momento.
Recuerda que la mayoría de los lectores no se fijan en el número de Depósito Legal, pero sí en la calidad de la historia, la portada y la forma en que la autora se conecta con ellos. No te preocupes por el pasado y enfócate en lo que puedes hacer ahora para que tu libro siga creciendo.
Pero, como siempre en esos casos, te recomiendo hablar con profesionales especializados que puedan asesorarte.
El Depósito Legal puede parecer un trámite complejo, pero es un paso crucial para profesionalizar tu carrera como autora. No solo cumples con la normativa, sino que aseguras que tu obra se preserve como parte de la memoria cultural de nuestro país.
¿Cuáles son las consecuencias de no hacerlo?
El incumplimiento de la normativa puede dar lugar a sanciones económicas. Aunque la inspección y la imposición de multas suelen ser más comunes para grandes editoriales que incumplen reiteradamente la ley, la posibilidad de que una autora novel sea sancionada existe.
La ley establece que el incumplimiento en la entrega de ejemplares puede ser considerado una infracción y, por tanto, ser sancionado con una multa de carácter económico.
Resumen de los Puntos Clave
En resumen, los puntos clave son:
- Es una obligación legal: El Depósito Legal no es opcional, es un trámite obligatorio en España para preservar el patrimonio cultural.
- Es gratis: El proceso no tiene ningún coste, aunque requiere tiempo y seguir una serie de pasos.
- Es diferente al registro de autor: El Depósito Legal se centra en la conservación de la obra, mientras que la Propiedad Intelectual protege tus derechos como autora. Es crucial realizar ambos para tener tu obra totalmente cubierta.
- El proceso en Madrid: Implica solicitar un número, preparar los ejemplares (incluyendo el archivo digital de la maquetación) y entregarlos en la Biblioteca Regional de Madrid en un plazo máximo de tres meses.
Enlaces de Interés y Legislación Oficial
Si quieres profundizar en el tema o consultar la información directamente en las fuentes oficiales, aquí tienes los enlaces a la normativa y a la página de la Comunidad de Madrid.
- Página oficial del Depósito Legal en Madrid:
https://www.comunidad.madrid/servicios/012-atencion-ciudadano/deposito-legal
Legislación clave:
- Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal (ámbito estatal). CONSULTAR
- Decreto 118/2022, de 2 de noviembre, por el que se establecen las normas reguladoras de depósito legal en la Comunidad de Madrid. CONSULTAR.
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